La tecnologia, la pandemia, le nuove abitudini e la quotidianità sconvolta hanno contribuito ad una maggiore diffusione dello smart working e del digital workplace.
Cosa si racchiude nella definizione di workplace?
I digital workplace sono veri e propri ecosistemi virtuali che coniugano nuovi spazi di lavoro e tecnologie di comunicazione innovativi.
Scegliere di utilizzare un digital workplace significa poter beneficiare delle migliori tecnologie all’avanguardia per una comunicazione efficace, della condivisione e della collaborazione anche a distanza del team e, inoltre, consente di continuare la formazione e il trasferimento di contenuti ed informazioni.
Quali sono le caratteristiche di un digital workplace?
Innanzitutto, affinché si possa parlare di digital workplace devono esserci cinque caratteristiche:
- Accessibilità, ossia che i dati e le applicazioni devono essere facilmente accessibili da qualsiasi dispositivo, smartphone, pc o tablet in modo fluido e trasparente.
- Semplicità, l’utilizzo deve essere semplice, intuitivo, veloce.
- Dimensione sociale, è importante che gli spazi siano previsti anche in ottica di networking, supporto e messaggeria mobile, sito Internet al fine di accelerare e migliorare la comunicazione.
- Apertura, applicazioni e dati devono essere contenuti all’interno di sistemi chiusi, ma devono essere facilmente fruibili dai collaboratori e dai dipendenti dell’azienda.
- Intelligenza, indispensabile per guidare l’utente attraverso assistenti virtuali che possono fornire supporto in ogni momento.
Quali sono i vantaggi dei digital workplace?
La nuova prospettiva che sostituisce la tanto cara scrivania permette all’azienda di risparmiare in modo considerevole sui costi sostenuti e, al contempo, di soddisfare al meglio le esigenze dei dipendenti.
Entrando nello specifico, i benefici sono i seguenti:
- Maggior produttività dei dipendenti, che è legata alla facilità con cui reperire, condividere e aggiornare le informazioni più importanti;
- Riduzione dei consumi energetici, che nasce dalla possibilità di sfruttare il cloud per erogare, gestire e aggiornare gli ambienti di produttività dello staff e dei collaboratori.
- Razionalizzazioni e riduzione degli investimenti immobiliari;
- Creatività e accelerazione dei processi di innovazione, in quanto è possibile sfruttare strumenti tecnologici e nuovi spazi progettati appositamente per comunicare e scambiarsi idee in un modo migliore.
Come è possibile gestire un digital workplace?
Parlando di smart working e di spazi digitali si intende una modalità produttiva che può essere definita ibrida, ovvero che prevede una sorta di contaminazione tra i classici programmi professionali e le innovazioni come la messaggeria istantanea e le chat che, principalmente, sono parte della vita privata di ciascun collaboratore.
La scelta di lavorare con i digital workplace consente di svincolarsi definitivamente dalle quattro mura dell’ufficio e consente di poter essere produttivi anche in altri ambienti.
Inoltre, si assiste ad una maggiore flessibilità nel senso che non vi sono più orari fissi e preimpostati da rispettare, ma si crea una nuova modalità operativa e produttiva che tiene conto anche degli impegni dei collaboratori, al fine di organizzare nel migliore dei modi la mole di lavoro.
Allontanandosi dall’ufficio, dalla scrivania e dalle modalità classiche di lavoro, il digital workplace favorisce anche una maggiore responsabilità del collaboratore che deve organizzarsi e responsabilizzarsi per evitare di diventare meno produttivo e meno professionale.